Hvordan finne avvik i Excel

Har du en Excel regneark med enorme data og klø deg i hodet om hvordan finne avvik ? Et avvik i Excel er ganske vanlig, uavhengig av om du er ekspert eller amatør. Det er bare menneskelig å gjøre feil når du legger inn data i Excel-arket og noen deler går galt.

ms virtuell cd rom kontrollpanel

Feil som manglende punktum eller feil stavemåte kan endre hele utskriften. Heldigvis tilbyr Microsoft Excel et sett med innebygde verktøy som kan vise seg å være nyttige for å oppdage inkonsekvenser. I dette innlegget vil vi diskutere hvordan du finner forskjeller eller avvik i Excel og får et rent dataark.

Hva betyr avvik i Excel?

Et avvik i Excel oppstår når det er en inkonsekvens i de samme dataene i en database. Dette betyr at du må ha brukt et annet format for to eller flere av de samme dataene i to eller flere celler i regnearket. For eksempel,

• Mitt merkenavn & Co. totalt salg = 587
• Mitt merkenavn & Co totalt salg = 587

Som du kan se mangler perioden i det 2. eksemplet (Co total sales) sammenlignet med det 1. (Co. total sales). Dette kan se normalt ut for deg siden du allerede vet hva som er riktig, men datamaskinen anser det ikke som likt.

På samme måte kan avvik i Excel også oppstå på grunn av inndatafeil som mellomrom etter en verdi, store eller små bokstaver, dupliserte oppføringer eller inkonsekvent dataformatering. Derfor har vi denne detaljerte veiledningen for å forklare hvordan du enkelt finner avvik i Excel.

Hvordan finne avvik i Excel

Før du prøver noen av Excel-verktøyene nedenfor for å finne forskjeller i Excel, anbefales det å gå gjennom regnearket manuelt. Du kan bruke forskjellige verktøy som utheving eller betinget formatering for å justere dataene på en lesbar måte. Du kan deretter sammenligne radene eller kolonnene og se etter eventuelle inkonsekvenser som dupliserte oppføringer, feil stavemåte osv.

Hvis det ikke hjelper, kan du fortsette med metodene nedenfor for å finne avvik i Excel.

1. Bruk Excel-filter for å finne forskjeller
2. Finn avvik i Excel ved å bruke betinget formatering
3. Identifiser forskjeller ved hjelp av avanserte Excel-funksjoner
4. Oppdag avvik ved hjelp av Excel-tillegg

1] Bruk Excel-filter for å finne forskjeller

Bruker Filter funksjon er en av de enkleste metodene for å finne ut avvik i data, spesielt for Excel-ark med store data og stavefeil. Her skal vi vurdere et eksempel på Klasse 5 testresultater . Under Resultater kolonne, er det to kategorier Sende og Mislykket , og noen er feilstavet.

Velg hele Resultat kolonnen og klikk på Sorter og filtrer funksjon øverst til høyre.

Dette vil lage en rullegardinliste i Resultat kolonne. Klikk på den og fjern markeringen av alle de riktige dataene, for eksempel de som er stavet riktig ( Mislykket / Sende ). trykk OK og Resultat kolonnen viser bare feil data. Nå kan du rette dem manuelt.

2] Finn avvik i Excel ved å bruke betinget formatering

Betinget formatering hjelper deg med å identifisere og sammenligne to eller flere rader eller kolonner med hverandre for å identifisere data som ikke samsvarer. Den raskeste måten å finne forskjellen på er å uthev celler for dupliserte eller unike oppføringer .

windows shell common dll svarer ikke windows 10

Du kan imidlertid også bruke andre regler som Øverste/bunnregler , Databarer , Fargeskalaer , eller Ikonsett for å finne avvik i Excel-data.

3] Identifiser forskjeller ved hjelp av avanserte Excel-funksjoner

Du kan bruke HVIS og ER funksjon for å hjelpe deg med å sammenligne celler og oppdage eventuelle forskjeller. Så her kan du bruk HVIS-funksjonen for å finne ut hvilke celler som er identiske og korrekte ( EKTE ) og hvilke celler som er feil ( FALSK ).

Alternativt kan du kombinere HVIS og IS-funksjoner som ISNUMBER, ISERROR, ISBLANK, etc. for å analysere den angitte verdien og returnere EKTE eller FALSK basert på resultatet.

Du kan også bruke VLookUp-funksjon , HlookUp-funksjon , eller Matchfunksjon for å finne eventuelle avvik i Excel.

Lese: Avanserte Microsoft Excel tips og triks

4] Oppdag avvik ved hjelp av Excel-tillegg

Microsoft Excel tilbyr en liste over tillegg som hjelper deg å finne forskjeller i Excel enkelt. For dette, klikk på Fil fanen > Mer > Alternativer > Excel-alternativer > Tillegg > Få til > COM-tillegg > Gå > Spørre om regneark > OK . Nå kan du bruke Sammenlign filer kommando fra Spørre om regneark å sammenligne to arbeidsbøker og fremheve inkonsekvensene for hver celle.

konvertere png til jpg uten å miste kvalitet

Eller du kan bruke Analyse ToolPak ( Excel-tillegg ) for å analysere og oppdage avvik i Excel-data.

Lese: Hvordan administrere tillegg i Microsoft Office

Alternativt kan du også bruk Excel-sammenligningsverktøyet for å sammenligne Excel-ark og finne avvik i datasettet.

Hvordan sjekker jeg datakorrigering i Excel?

Når du har et Excel-ark der andre brukere kan legge inn dataene sine i et angitt format spesifisert av deg, er det da du bruker Datavalidering . Dette verktøyet hjelper deg med å rette opp eventuelle uregelmessigheter i dataene som ikke følger de angitte retningslinjene eller når de er lagt inn i feil format. I dette tilfellet gir Excel et feilvarsel som betyr at du må finne forskjellene og korrigere dataene ved å bruke Datavalidering verktøy.

å vite mer om hvordan du bruker datavalidering på celler i Microsoft Excel , kan du følge vårt detaljerte innlegg.

Hvordan finner jeg et misforhold i en kolonne i Excel?

Samtidig som Betinget formatering (som forklart ovenfor) kan hjelpe deg med å finne data som ikke stemmer overens VLookUp funksjonen lar deg sammenligne individuelle celler.

Hvis du bruker Unik Equals-operatør for å sammenligne kolonner i Excel, opprette en ny resultatkolonne. Nå, i Resultat kolonne, legg til formelen for å sammenligne individuelle celler. For eksempel, =I2=J2 , og det vil returnere resultatet som Falsk hvis dataene ikke stemmer. For de som matcher blir resultatet Ekte.

Jeg håper dette hjelper.

• Mer