Hvordan merke dokumenter i Sharepoint Office 365?

Leter du etter en måte å organisere dokumentene dine på i SharePoint Office 365? Merking av dokumenter er en effektiv måte å organisere dokumentene dine på og gjøre det lettere for deg å finne dem når du trenger dem. I denne artikkelen vil vi diskutere de beste fremgangsmåtene for merking av dokumenter i SharePoint Office 365 og hvordan du kommer i gang. Les videre for å lære mer om dette enkle, men kraftige organisasjonsverktøyet.

• Åpne SharePoint-biblioteket som inneholder dokumentene.
• Velg dokumentet eller dokumentene du vil merke.
• Klikk på 'Tag dokument'-ikonet.
• Skriv inn kodene du vil legge til i dokumentet.
• Klikk på 'Lagre'-knappen for å lagre kodene.

Slik merker du dokumenter i SharePoint Office 365

Merking av dokumenter i SharePoint Office 365 er en effektiv måte å strømlinjeforme dokumentbehandlingen på og sikre at dokumenter er enkle å finne og få tilgang til. Med den riktige taggestrategien på plass, kan brukere raskt søke og finne dokumentene de trenger med minimal innsats. Denne artikkelen vil gi en detaljert oversikt over hvordan du merker dokumenter i SharePoint Office 365.

Hva er dokumentmerking?

Dokumentmerking er prosessen med å tildele nøkkelord eller tagger til dokumenter for å kategorisere og organisere dem. Tagger brukes vanligvis for å beskrive dokumentets innhold, formål og målgruppe, noe som gir mer effektivt søk og gjenfinning. Dette kan være spesielt gunstig for organisasjoner som har et stort antall dokumenter og trenger en enkel måte å holde dem organisert på.

Fordeler med dokumentmerking i SharePoint Office 365

Merking av dokumenter i SharePoint Office 365 kan tilby en rekke fordeler, for eksempel:

• Bedre organisering: Merking av dokumenter lar brukere raskt og enkelt søke og hente dokumentene de trenger.
• Forbedret produktivitet: Ved å gjøre dokumenter enklere å finne, kan det redusere tiden brukt på å søke etter dem.
• Forbedret sikkerhet: Med den riktige taggestrategien på plass, kan brukere være tryggere på at sensitive dokumenter lagres sikkert.

Slik merker du dokumenter i SharePoint Office 365

Merking av dokumenter i SharePoint Office 365 er en enkel prosess som kan fullføres i noen få trinn. Her er en steg-for-steg guide for å hjelpe deg i gang:

• Trinn 1: Logg på SharePoint-kontoen din.
• Trinn 2: Åpne dokumentbiblioteket der du vil merke dokumenter.
• Trinn 3: Velg dokumentet du vil merke.
• Trinn 4: Klikk på alternativet Tags & Notes på båndmenyen.
• Trinn 5: Skriv inn kodene du vil tilordne dokumentet.
• Trinn 6: Klikk på Lagre for å lagre kodene.
• Trinn 7: Gjenta trinnene for hvert dokument du vil merke.

Beste praksis for merking av dokumenter i SharePoint Office 365

Når du merker dokumenter i SharePoint Office 365, er det viktig å huske på følgende beste fremgangsmåter:

• Lag et konsistent merkesystem: Lag et standardisert merkesystem som er enkelt å forstå og bruke.
• Bruk klare og beskrivende tagger: Bruk tagger som tydelig og nøyaktig beskriver dokumentets innhold, formål og målgruppe.
• Hold etiketter oppdatert: Gjennomgå og oppdater etiketter med jevne mellomrom for å sikre at de forblir relevante og nøyaktige.
• Sørg for riktig sikkerhet: Sørg for at bare autoriserte brukere kan få tilgang til og redigere tagger.

Slik bruker du koder i SharePoint Office 365

Når dokumentene er merket, kan brukere dra nytte av søke- og filtreringsmulighetene i SharePoint Office 365. Brukere kan for eksempel bruke alternativet Filtrer etter koder for raskt å finne dokumenter med spesifikke koder. I tillegg kan brukere bruke alternativet Søk etter tags for å finne dokumenter som inneholder bestemte nøkkelord eller fraser.

Hvordan administrere tagger i SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 gir også brukere muligheten til å administrere tagger og sikre at de forblir organiserte og oppdaterte. For å administrere tagger kan brukere bruke Administrer tagger-alternativet i båndmenyen. Dette lar brukere opprette, redigere og slette tagger etter behov.

Slik viser du tagger i SharePoint Office 365

For å vise tagger i SharePoint Office 365 kan brukere bruke alternativet Vis tagger i båndmenyen. Dette vil åpne en liste over alle taggene som er knyttet til et dokument, noe som gjør det enkelt å raskt vise og redigere tagger etter behov.

koble branntavle til pc

Konklusjon

Merking av dokumenter i SharePoint Office 365 er en effektiv måte å strømlinjeforme dokumenthåndtering og sikre at dokumenter er enkle å finne og få tilgang til. Ved å ta seg tid til å implementere en taggestrategi og følge beste fremgangsmåter for tagging, kan brukere dra nytte av søke- og filtreringsmulighetene i SharePoint Office 365 for raskt å finne dokumenter.

Relaterte FAQ

Hva er SharePoint-tagging?

SharePoint-tagging er prosessen med å legge til etiketter, eller tagger, til dokumenter for å klassifisere og organisere dem. Disse kodene lar brukere raskt finne dokumenter og annet innhold som er relatert til et bestemt emne eller prosjekt. Tagger kan legges til dokumenter manuelt av brukere, eller de kan legges til automatisk av SharePoint selv. Tagger kan også deles på tvers av flere SharePoint-nettsteder, noe som gjør det enklere å søke og finne dokumenter.

SharePoint-tagging bidrar også til å øke brukerengasjementet med innhold. Ved å la brukere raskt finne innhold som er relatert til deres interesser, er det mer sannsynlig at de blir engasjerte og blir på siden lenger. Dette kan føre til økt brukeradopsjon av SharePoint og en generell forbedret brukeropplevelse.

Hvordan merker jeg dokumenter i SharePoint Office 365?

Det er enkelt å merke dokumenter i SharePoint Office 365. I dokumentbiblioteket velger du dokumentet du vil merke. Klikk deretter på tagger og notater-ikonet på båndet. Dette åpner et vindu der du kan skrive inn taggene du vil bruke. Du kan legge til flere tagger til hvert dokument, og disse taggene vil være synlige for alle som har tilgang til dokumentet.

Når en kode er lagt til, kan den brukes til raskt å finne relaterte dokumenter i biblioteket. For å søke etter dokumenter med en bestemt kode, skriv inn kodenavnet i søkeboksen. SharePoint vil da vise en liste over alle dokumentene med den taggen. Dette gjør det lettere å finne dokumenter som er relatert til et bestemt emne eller prosjekt.

foreldrekontroll kromforlengelse

Hva er fordelene med å merke dokumenter i SharePoint Office 365?

Merking av dokumenter i SharePoint Office 365 gir en rekke fordeler. For det første lar det brukere raskt søke etter relaterte dokumenter og innhold. Dette gjør det lettere for brukere å finne informasjonen de trenger uten å måtte bruke tid på å manuelt sile gjennom flere dokumenter.

For det andre bidrar merking av dokumenter også til å forbedre brukerengasjementet. Ved å la brukere raskt finne relatert innhold, er det mer sannsynlig at de blir på nettstedet lenger og blir mer engasjert i innholdet. Dette bidrar til å øke brukeradopsjonen av SharePoint og forbedrer den generelle brukeropplevelsen. Til slutt hjelper tagging av dokumenter også til å organisere dokumenter og innhold, noe som gjør det lettere for brukere å finne det de trenger.

Hvordan administrerer jeg tagger i SharePoint Office 365?

Det er enkelt å administrere tagger i SharePoint Office 365. For å administrere etiketter, åpne biblioteket der du vil administrere etikettene. Klikk deretter på tagger og notater-ikonet på båndet. Dette åpner et vindu der du kan se, legge til og slette tagger. Du kan også gi nytt navn til eksisterende tagger og legge til notater til hver tag.

I tillegg kan du se en liste over dokumenter som er knyttet til hver kode. Dette lar deg raskt finne dokumenter som er relatert til et bestemt emne eller prosjekt. Du kan også legge til koder i dokumenter fra dette vinduet, noe som gjør det enklere å raskt legge til koder til flere dokumenter samtidig.

Kan jeg dele tagger på tvers av flere SharePoint-nettsteder?

Ja, du kan dele tagger på tvers av flere SharePoint-nettsteder. For å gjøre dette, åpne biblioteket der du vil dele kodene. Klikk deretter på tagger og notater-ikonet på båndet. Dette åpner et vindu der du kan se, legge til og slette tagger.

For å dele en tag, klikk på deleknappen ved siden av taggen. Dette åpner et vindu der du kan velge SharePoint-nettstedene du vil dele taggen med. Når du har valgt nettstedene, klikker du på del for å dele taggen med disse nettstedene. Dette lar brukere raskt finne dokumenter som er relatert til et bestemt emne eller prosjekt, uavhengig av hvilket SharePoint-nettsted de er på.

Kan jeg merke dokumenter automatisk i SharePoint Office 365?

Ja, du kan automatisk merke dokumenter i SharePoint Office 365. For å gjøre dette åpner du biblioteket der du vil legge til kodene. Klikk deretter på tagger og notater-ikonet på båndet. Dette åpner et vindu der du kan se, legge til og slette tagger.

Når du har opprettet taggene du vil bruke, kan du sette opp en automatisert tagging-arbeidsflyt. Denne arbeidsflyten vil automatisk legge til tagger til dokumenter etter hvert som de lastes opp eller endres. Dette gjør det enkelt å sikre at dokumenter alltid er riktig merket og organisert. Den automatiserte arbeidsflyten kan settes opp til å kjøre på en bestemt tidsplan eller utløses av spesifikke hendelser.

Merking av dokumenter i SharePoint Office 365 er en utrolig nyttig måte å holde orden på og raskt finne dokumenter. Med bare noen få enkle trinn kan du raskt sette opp tagger og bruke dem på dokumenter på kort tid. Dette kan bidra til å gjøre dokumenthåndtering enklere, samt bidra til at alle på kontoret raskt kan finne dokumentene de trenger. Med SharePoint Office 365 kan du gjøre dokumenthåndtering til en lek.