Slik bruker du en policy for oppbevaring av delt postboks i Office 365

Når det gjelder å holde dataene dine trygge og sikre, er en av de beste tingene du kan gjøre å bruke en policy for oppbevaring av delt postboks i Office 365. Dette vil bidra til å sikre at dataene dine er riktig beskyttet og at du alltid har tilgang til dem når du trenger det. til. Det er noen forskjellige måter å gå frem for å sette opp en policy for oppbevaring av delt postboks, men det viktigste er å sørge for at du forstår alternativene og hvordan de fungerer. En av de første tingene du må gjøre er å bestemme hvilken type data du vil beholde og hvor lenge. Det er to hovedtyper av data du kan beholde: meldinger og elementer. Meldinger er den vanligste typen data som folk ønsker å beholde. Du kan beholde meldinger i en bestemt periode, eller du kan beholde dem for alltid. Elementer er mindre vanlige, men de kan være like viktige. Elementer inkluderer ting som kontaktlister, kalenderelementer og oppgaver. Du kan beholde elementer i en bestemt periode, eller du kan beholde dem for alltid. Når du vet hvilken type data du vil beholde, må du bestemme hvor lenge du vil beholde den. Det er tre hovedalternativer: 1. Oppbevar i en bestemt periode 2. Hold for alltid 3. Slett etter en angitt tidsperiode Hvert alternativ har sine egne fordeler og ulemper, så du må veie dem nøye før du tar en beslutning. Når du vet hvilken type data du vil beholde og hvor lenge, må du sette opp retningslinjene for oppbevaring. Det er noen forskjellige måter å gjøre dette på, men det viktigste er å sørge for at du forstår alternativene og hvordan de fungerer. En av de beste måtene å sette opp en oppbevaringspolicy er å bruke de innebygde alternativene i Office 365. For å gjøre dette, gå til administrasjonssenteret for Office 365 og klikk på 'Compliance'-fanen. Derfra vil du se en liste over samsvarsalternativer. Rull ned til delen 'Oppbevaring' og klikk på koblingen 'Legg til en oppbevaringspolicy'. Dette tar deg til veiviseren for oppbevaringsregler. Det første du må gjøre er å gi polisen et navn. Deretter må du velge hvilken type data du vil beholde og hvor lenge. Du kan også velge å bruke policyen på alle brukere eller bare spesifikke brukere. Når du har gjort dine valg, klikker du på 'Lagre'-knappen. Retningslinjene vil nå gjelde for alle brukerne du valgte. Hvis du vil bruke policyen på bare spesifikke brukere, kan du gjøre det ved å gå til 'Compliance'-fanen i Office 365-administrasjonssenteret og klikke på 'Retention'-koblingen. Derfra vil du se en liste over alle oppbevaringsretningslinjene som er opprettet. Finn policyen du vil bruke på spesifikke brukere, og klikk på 'Rediger'-koblingen. Rull ned til 'Omfang'-delen og klikk på koblingen 'Legg til brukere'. Derfra kan du velge de spesifikke brukerne du vil bruke policyen på. Når du har gjort dine valg, klikker du på 'Lagre'-knappen. Retningslinjene dine vil nå bli brukt på de spesifikke brukerne du valgte.

Hvis du vil vite hvordan du bruker en policy for oppbevaring av delt postboks i Office 365, så les dette innlegget. Oppbevaringspolitikken er samling av lagringsetiketter som bestemmer hvordan mapper og individuelle elementer (som e-post og talepost) lagres i generell postkasse i Office 365 før de arkiveres eller slettes permanent. Mange bedriftsorganisasjoner må proaktivt lagre innholdet i postboksene sine av hensyn til samsvar. Retningslinjer for oppbevaring hjelper deg med å håndtere risikoen forbundet med tap av informasjon som kan forårsake juridiske komplikasjoner.

Slik bruker du en policy for oppbevaring av delt postboks i Office 365

For å bruke en oppbevaringspolicy på en delt postboks, må du opprette oppbevaringskoder og en ny oppbevaringspolicy, legge ved kodene til policyen og deretter bruke policyen på den delte postboksen.

hvordan du legger til søkemotor

Sånn kan du bruke en oppbevaringspolicy for delt postboks i Office 365 :

1. Logg på EAC.
2. Lag personlige oppbevaringsetiketter.
3. Opprett en ny oppbevaringspolicy.
4. Fest personlige tagger til oppbevaringspolicyen.
5. Bruk en oppbevaringspolicy på den delte postboksen.

La oss se på dette i detalj.

1] Logg på EAC

Logg på EAC (https://outlook.office365.com/ecp) med administratorlegitimasjonen din.

hvordan du bruker xbox play hvor som helst

Tips: Bruk nettleseren din i privat/inkognitomodus for å få tilgang til Exchange-administratorkontoen din. Dette vil forhindre at nettleseren automatisk velger din nåværende legitimasjon når du navigerer til nettstedet.

2] Lag personlige lagringstagger

Oppbevaringskoden kan være en av følgende tre typer :

1. Standard policy-tag (DPT) - Gjelder automatisk hele postkassen.
2. Oppbevaringspolicy-tag (RPT) - brukes automatisk på standardmappen (Innboks, Sendt, etc.) og
3. personalets dag – Brukes manuelt av brukere på individuelle elementer og mapper.

Ved å bruke en personlig kode kan du opprette et unntak for en standard policy-tag eller en retensjonspolicy-tag. For eksempel, hvis DPT sier å slette alle elementer etter 5 år, kan du opprette et unntak for 'varsler' som vil bli slettet etter 7 dager ved hjelp av en personlig tag.

For å lage en personlig tag, følg disse instruksjonene:

legge til passord for zip-fil windows 10

1. trykk compliance styring i venstre rute i Exchange Admin Center-kontrollpanelet.
2. Klikk deretter på lagringsetiketter fanen øverst på siden.
3. Du vil se en liste over eksisterende oppbevaringskoder. trykke på pluss (+) ikonet øverst på denne listen.
4. Velge brukt av brukere på elementer og mapper (privat) i rullegardinlisten som vises.
5. Å komme inn Navn , holde handling, og Holdbarhet for tag inn ny tag brukt av brukere på elementer og mapper (personlig) vindu.
6. Klikk på Beholde knapp.

På samme måte kan du opprette flere tagger som vil bli knyttet til retningslinjene for delt postboks.

Les også: Hva er forskjellen mellom Microsoft Office og Microsoft 365?

3] Opprett en ny oppbevaringspolicy

1. Gå til oppbevaringspolitikk fanen som vises øverst på siden Compliance Management. Du vil se en liste over eksisterende retningslinjer.
2. Klikk på pluss (+) ikonet for å opprette en ny policy.
3. Skriv inn den aktuelle Navn for politikk.
4. Fest én eller flere tagger til policyen (som beskrevet i neste avsnitt).
5. Klikk på Beholde knapp.

Les også: Installer Group Policy Management Console i Windows 11/10. .

4] Fest personlige tagger til oppbevaringspolicyen.

1. I oppbevaringspolicyvinduet klikker du på plusstegnet (+). Dette åpnes velg lagringsetiketter et vindu som viser en liste over tilgjengelige tagger.
2. Velg de personlige taggene du har laget og klikk på knappen Legg til knapp.
3. Klikk deretter på Ok knapp.

5] Bruk en oppbevaringspolicy på den delte postboksen.

fjerner fotostempel

1. Klikk på i venstre rute i Exchange-administratorkontoen din mottakere .
2. Klikk deretter på generell øverste fane. Du vil se en liste over eksisterende generelle postkasser .
3. Dobbeltklikk i den delte postkassen du vil bruke policyen på.
4. trykk postboksfunksjoner på venstre panel.
5. Velg en policy ved å bruke knappen Oppbevaringspolicy falle.
6. Klikk på Beholde knapp.

Merknader:

1. Bare administratorer kan opprette og bruke oppbevaringspolicyer på delte postbokser i Office 365.
2. For å bruke retningslinjer for oppbevaring av dem, må du ha minst 10 MB data i postboksene dine.
3. Oppbevaringspolicyen tar vanligvis 7 dager før den trer i kraft.
4. Du kan opprette én eller flere oppbevaringskoder, men bare én oppbevaringspolicy kan brukes på en postboks om gangen. Knytt derfor alle taggene du vil bruke på en postboks til én enkelt oppbevaringspolicy.

Kan vi bruke en oppbevaringspolicy på en delt postboks?

Ja. Du kan bruke en oppbevaringspolicy på en delt postboks ved å bruke postboksfunksjoner alternativ. Den finner du ved å dobbeltklikke på en delt postkasse under generell fane inn mottakere delen av ØK. Husk at bare én policy kan brukes på en postboks om gangen. Så du må knytte alle nødvendige kodene til en enkelt policy som du skal bruke på postkassen.

Hvordan endrer jeg standard oppbevaringspolicy i Office 365?

Hvordan bruker jeg en oppbevaringspolicy på en Office 365-postboks?

Du kan bruke en oppbevaringspolicy på én eller flere postbokser i Office 365. ved hjelp av EAC . For å bruke en oppbevaringspolicy for en enkelt postboks, gå til Mottakere > Postbokser . Velg deretter ønsket postkasse og klikk på knappen redigere øverste ikon. trykk Postkasse Egendommer venstre. Velg en oppbevaringspolicy fra rullegardinlisten og klikk Beholde knapp. For å bruke en oppbevaringspolicy på flere postbokser, velg flere postbokser med Skifte eller Ctrl nøkkel. Velg deretter Avanserte alternativer > Retention Policy > Oppdater . Velg deretter ønsket policy i Massetilordne en oppbevaringspolicy og klikk på Beholde knapp.